viernes, 18 de septiembre de 2009

Archivar correos en Outlook

¿Para qué “archivar” correos?
Archivar correos nos permite guardar correos en carpetas fuera del buzón predeterminado que tiene Outlook, pero perfectamente accesibles a través de cualquier Outlook. Al sacar correos del buzón este reduce su tamaño por lo que podemos seguir trabajando sin necesidad de borrar correos “importantes” o por lo menos “interesantes” y con un tamaño de archivo que podemos manejar.


Menú Archivo --> Archivar
Desde la opción Archivar podemos abrir la ventana donde vamos a indicar qué queremos guardar y dónde lo queremos dejar.
1. Indicamos la carpeta a archivar
2. Indicamos a partir de que fecha queremos que guarde
3. Donde lo queremos guardar. Por supuesto con nombre claro.
Recomendaciones
1. Archivar tanto la carpeta de elementos entrantes (inbox) como la de salientes (sent)
2. Archivar por años, para no tener una lista interminable de archivos
¿Como visualizar los correos archivados?
En la lista de la izquierda del Outlook, podemos desplegar los distintos archivos y así poder ver los correos que contienen. Si queremos buscar correos no hay que hacer nada especial, ya que los busca también en los archivados