jueves, 18 de diciembre de 2014

Formato condicional con expresiones en informes de Access

Este es uno de esos pequeños trucos de  Access, que permite mejorar un informe, sin mucho esfuerzo. A todos los que llevamos tiempo trabajando con esta herramienta, nos ha tocado en un momento o en otro, el tener que resaltar la visualización de un dato en un informe, en función del valor que contiene otro campo del mismo.

Una forma sencilla es utilizar el Formato condicional en el informe

Veamos un ejemplo.

Tengo que sacar un informe dónde quiero que resalte con fondo rojo y letras blancas el nombre de las personas que no tengan una edad entre 18 y 65 años

¿De dónde partimos?

Tenemos una tabla sencilla, con un código, el nombre y la edad. En este caso, tiene que resaltar todos los usuarios menos el primero, ya que es el único que está entre 18 y 65 años

El informe que queremos modificar es un informe automático que presenta los datos en formato tabular.
En la Vista de Diseño lo tenemos así:


En Vista Informe lo muestra así:

Aplicar formato

Hasta aquí, no hay que hacer nada más allá que crear un informe de la tabla, pero ¿cómo podemos resaltar sólo el nombre del primer usuario? La respuesta es, utilizando el formato condicional.
  1. Tenemos que abrir el informe en el modo Diseño y seleccionar el campo Nombre de la sección Detalle (no la etiqueta, que es lo que está arriba, en la sección encabezado). 
  2. Teniendo el campo seleccionado, vamos a la pestaña “Formato” del grupo de solapas “Herramientas de diseño de informe” y pinchamos en “Formato Condicional” y se abre la ventana “Administrador de reglas de formato condicional”.

  3.  
  4. Tenemos que pulsar sobre el botón “Nueva Regla” para introducir el criterio para establecer el formato. Se abre la ventana “Nueva regla de formato



  5. Desde la ventana nueva regla, le damos las instrucciones para establecer tanto el filtro como el diseño que queremos aplicar

    • a. Marcamos la opción “Compruebe los datos en el registro actual o use una expresión” ya que queremos que en función de la edad de cada usuario aplique un formato. Por lo tanto es del mismo registro de la tabla.
    • b. En el apartado “Editar la descripción de la regla” es dónde seleccionamos en el primer desplegable la opción “La expresión es”, ya que las otras opciones no nos permiten seleccionar el campo EDAD para establecer el filtro.
    • c. El criterio lo tenemos que poner a mano "[EDAD]<18 o="">65". Es muy importante utilizar los corchetes “[ ]“ para que Access sepa que nos estamos refiriendo al campo EDAD y no al texto “EDAD” (da igual mayúsculas que minúsculas)
    • d. En cuanto al formato es cuestión de seleccionar el color de fondo y el color del texto que queramos
    • e. Finalmente, la regla de formato queda como en la imagen



  6. Pulsamos Aceptar para volver al Administrador de Reglas y volvemos a pulsar Aceptar para volver al informe en modo diseño
A partir de ahora, cuando mostremos el informe en modo vista informe, visa preliminar o vista presentación, aplicara el formato a cada campo nombre en función del valor del campo edad