martes, 18 de marzo de 2014

Cómo mostrar cuantos registros tiene un informe

Dentro de Access, uno de los apartados más interesantes y completos, son los informes. Permiten mostrar la información de las tablas de una forma más agradable y, en muchos casos, más adaptada a cada situación.

Además de presentar los datos que tenemos en las tablas, podemos incluir campos calculados, que a partir de los datos que se muestran, realicen operaciones y completen la información que se presenta.

Veamos un uso muy normal de estos campos calculados

¿Cuántos registros tiene el informe?

Si tenemos un informe que muestra un número distinto de filas en cada ocasión, puede que nos interese añadir al final, un campo que nos diga en cada ocasión, cuántos registros contiene.

Vamos a suponer que tenemos una tabla donde guardamos una lista de localidades o municipios (campo Localidad) y la zona dónde pertenecen (Zonana). Tenemos un informe que muestra para cada zona, el nombre de los municipios que contiene. Este informe muestra una lista distinta de nombres de localidades en función de la zona que se seleccione y queremos añadir además, que nos indique cuantas localidades contiene el informe.
  1. Abrir el informe en Modo Diseño

2. Ir al píe del informe o mostrarlo en el caso de que esté oculto. Para mostrar el píe del informe, pinchar con el botón derecho del ratón y seleccionar la opción "Encabezado o píe de página del informe"

3. Añadir en la posición que nos interese del píe del informe un campo de texto

4. En la propiedad Origen del control poner =count(*). Access lo cambia de forma automática por =Cuenta(*)

En cuanto vemos una vista previa del informe, mostrará al final el total del registros que incluye el informe.

¿Cuantos registros por grupo?

Lo que hemos conseguido es mostrar cuantas localidades en total muestra el informe, pero podemos ir un poco más allá. Podemos añadir un campo que nos diga cuantas localidades hay por cada zona, además del total.

1. Lo primero que tenemos que hacer es abrir el informe en modo diseño y añadir al informe un píe de grupo.

2.  En el área Píe del Grupo, en este caso Pie Zonana,  añadimos un cuadro de texto y ponemos la propiedad Origen del control =count(*). Repetir los pasos 3 y 4 que hemos hecho antes. Para diferenciar los dos campos, podemos modificar el texto del contador del informe por "Tot. Loc. Listada"

3. Sin necesidad de hacer nada más, Access muestra en el píe del grupo, en este caso cada Zona, las localidades que incluye y al final del informe, muestra el total de localidades, independientemente de la zona en la que se encuentren en el listado
Esto es sólo un ejemplo, pero se pueden aplicar múltiples formulas en los campos calculados, para que a partir de la información de las tablas y sin necesidad de programar, podamos completar los informes de Access