martes, 25 de marzo de 2014

Contar en Excel, todas sus funciones

Hay veces que sólo utilizo Excel para saber cuantas veces he apuntado un valor en concreto o cuantas celdas en blanco tengo en una fila.

Para esto, utilizo la función "Contar" con sus diferentes variantes Contar.Blanco, Contar.Si, Contar.Si.Conjunto y ContarA

  • La función básica es Contar, que simplemente indica dentro de un rango, cuantas celdas tienen valor numérico. Si una celda tiene texto o está en blanco no la cuenta.
  • Para las celdas que están en blanco, está la función Contar.Blanco, que cuenta sólo las que no tienen valor en el rango que se indiquen.
  • Si nos da igual si el contenido de la celda es texto o número, entonces tenemos la función ContarA, que cuenta todas las que tengan algún valor.
  • Contar, toma más potencia cuando utilizamos Contar.Si, ya que podemos seleccionar qué queremos que cuente utilizando un criterio, de tal manera que sólo tiene en cuenta las celdas que cumplen la condición.
  • Por último y para casos especiales, tenemos la función Contar.Si.Conjunto, que permite contar cuantas celdas de rangos distintos cumplen los criterios que queramos.

Vamos a verlo con un ejemplo

Tenemos una Excel dónde hemos registrado la asistencia a varias clases en dos jornadas por parte de los alumnos. Rellenamos con un 1 si el alumno ha ido a toda la clase, 0,5 si ha  asistido pero no ha entregado el trabajo asociado, en blanco es que no ha asistido y una "T" es que ha llegado tarde.

Voy a utilizar las funciones de contar para analizar los datos de asistencia de una forma sencilla. en todos los casos creo la formula para el primer alumno y relleno hacia abajo para que la actualice a los demás.

¿A cuántas clases ha ido cada alumno, independientemente que hayan llegado tarde o que se hayan ido sin presentar el trabajo?

Utilizo la función ContarA, ya que quiero que cuente las celdas que tienen los valores "1", "0,5" y "T". Si utilizo la función Contar no tendría en cuenta las celdas que tuvieran el valor "T". Para el Alumno1 el rango de celdas que quiero que cuente es desde la B3 a la F3 (rango B3:F3)  y el resultado es 3 porqué no fue a la clase 2 (celda C3) ni 5 (celda  F3)

¿Cuántas faltas de puntualidad ha tenido cada alumno?

He registrado con una "T" cuando un alumno ha llegado tarde, así que sólo quiero contar las celdas que contengan ese valor. Utilizo la función Contar.Si, indicando para cada alumno primero el rango de celdas que quiero contar (en el caso de Alumno 1 es de B3 a la F3) y añado "T" para que sólo cuente las letras que el contenido sea igual a "T". El resultado es 1, ya que en ese rango, sólo hay una celda con esa letra

¿A cuántas clases no ha ido cada alumno?


En este caso sólo quiero que cuente las celdas que no tengan nada, dicho de otra manera, que cuente todas las celdas que estén en blanco. Utilizo la función Contar.Blanco, indicando para el Alumno1 el rango de B3 a F3. El resultado es 2, que corresponden a las dos celdas vacías en ese rango.

¿a cuántas clases no ha presentado el trabajo cada alumno?
Es exactamente igual que la de las faltas de puntualidad. Utilizo la función Contar.Si, pero esta vez, en el criterio utilizo "0,5"

¿Cuántas clases, para cada alumno, que el primer día han llegado tarde y el segundo día han llegado puntuales?

Cómo siempre, podemos hacer esta comprobación de varias maneras, pero como estamos con Contar, vamos a ver la función Contar.Si.Conjunto.

Para el Alumno1 primero queremos que cuente a cuantas clases ha llegado tarde, el rango es B3:F3 y el criterio es "T", a continuación quiero que cuente que clases a completado el segundo día, el rango es B11:F11 y el criterio es "1".
El resultado es 1, ya que el primer día ha llegado tarde solo a la clase 4 (celda E3 es igual a T) y el segundo día ha ido a clase (celda E11 igual a 1)
Es una función un poco complicada de entender y de utilizar, ya que los rangos a contar tienen que tener el mismo tamaño y cuenta si todas las celdas que están en la misma posición dentro de los diferentes rangos, cumplen las condiciones que se hayan definido.

La función Contar puede ahorrarnos una gran cantidad de trabajo cuando trabajamos con hojas con muchos datos en las que no es cómodo realizar el conteo de las celdas "a mano"