martes, 22 de octubre de 2013

Entendiendo cómo compartir en Google Drive

Una de las características de Drive es la posibilidad de compartir archivos y carpetas con múltiples opciones.
Tantas opciones y matices, hace que a veces nos perdamos a la hora de entender como compartir un archivo, saber quién puede modificarlo o si es necesario tener cuenta en Drive para poder verlo o editarlo.

¿Cómo lo compartimos?

Cuando seleccionamos un archivo o carpeta y seleccionamos la opción de compartir, nos abre la ventana con las siguientes opciones:


  • Enlace URL. Crea una dirección única para acceder directamente al archivo o carpeta que compartamos. Esa dirección la puedes utilizar en un blog, una página web o en un hiperenlace de un documento, por ejemplo. 
  • Enviar por correo electrónico
  • Publicar en redes sociales, Google+, Facebook y Twitter

¿Quién tiene acceso a la información?

A través de los métodos del punto anterior, podemos acceder a la información, pero además tenemos que decidir que personas pueden ver o modificar esos archivos

  • Público. Todo el mundo puede ver la información. Aparece en las búsquedas de google
  • Sólo con enlace. Se utiliza el enlace a la dirección URL para acceder al archivo, pero no controlamos quién lo puede ver
  • Privado. Sólo la lista de colaboradores van a poder acceder a la información, previo inicio de sesión en google

¿Se puede modificar la información?

Está muy ligado al punto de quién tiene acceso a la información, ya que en cualquiera de las opciones anteriores se tiene que definir:
  • Ver el archivo, acceso para ver el archivo, sin posibilidad de modificar o añadir comentarios
  • Editar, permite además de ver la información, modificarla. No permite eliminar archivos
  • Comentar, no se puede modificar el contenido de los archivos, pero se pueden añadir comentarios.

¿Qué son los colaboradores?

Para el caso de compartir un archivo en modo privado, tenemos que detallar la lista de correos electrónicos de las personas que queremos que puedan acceder a la información. Para cada uno de ellos podemos determinar si pueden modificar o no la información.
Estas personas tienen que iniciar sesión en Google para poder acceder a los archivos.

Resumen

El siguiente mapa, presenta de forma visual todas las opciones que tenemos a la hora de compartir

por dunbit