Excel me gusta por la versatilidad que tiene, en este caso, me encanta la posibilidad de crear paneles de datos que resuman de un vistazo la información de cara a una presentación o una reunión.
Para crear estos paneles, sólo hay que tener clara la idea de lo que queremos presentar y a partir de ahí con tablas dinámicas, formatos condicionales, segmentación y en algunos casos un poco de macros, podemos crear un panel vistoso y que se explique por si solo.
En la sección "Mi Biblioteca" he añadido un nuevo manual para ver las herramientas necesarias para crear un panel desde cero, con algunas referencias a Power Pivot y Power View
día a día me encuentro con multitud de preguntas y de problemas informáticos a los que intento dar respuesta. Espero que las soluciones que doy a mis problemas y dudas puedan servir a otras personas
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miércoles, 9 de noviembre de 2016
martes, 25 de marzo de 2014
Contar en Excel, todas sus funciones
Hay veces que sólo utilizo Excel para saber cuantas veces he apuntado un valor en concreto o cuantas celdas en blanco tengo en una fila.
Para esto, utilizo la función "Contar" con sus diferentes variantes Contar.Blanco, Contar.Si, Contar.Si.Conjunto y ContarA
Para esto, utilizo la función "Contar" con sus diferentes variantes Contar.Blanco, Contar.Si, Contar.Si.Conjunto y ContarA
- La función básica es Contar, que simplemente indica dentro de un rango, cuantas celdas tienen valor numérico. Si una celda tiene texto o está en blanco no la cuenta.
- Para las celdas que están en blanco, está la función Contar.Blanco, que cuenta sólo las que no tienen valor en el rango que se indiquen.
- Si nos da igual si el contenido de la celda es texto o número, entonces tenemos la función ContarA, que cuenta todas las que tengan algún valor.
- Contar, toma más potencia cuando utilizamos Contar.Si, ya que podemos seleccionar qué queremos que cuente utilizando un criterio, de tal manera que sólo tiene en cuenta las celdas que cumplen la condición.
- Por último y para casos especiales, tenemos la función Contar.Si.Conjunto, que permite contar cuantas celdas de rangos distintos cumplen los criterios que queramos.
jueves, 13 de febrero de 2014
Gráficas de Excel con números y porcentajes
En más de una ocasión he necesitado mostrar en una gráfica el mismo datos, utilizando los valores numéricos y los porcentuales para mejorar la visualización de la información a la hora de analizar un dato. El problema, es que en muchos casos estos dos datos son muy dispares y no quedan nada bien en una sola gráfica.
Por ejemplo, para analizar un parcial, quiero saber cuantos alumnos han aprobado, cuantos han sacado un bien, cuantos han suspendido, etc. Imaginemos qué tenemos 10 aprobados de 30 alumnos o lo que es lo mismo un 33%. Si lo intentamos presentar en un gráfico de barras, con una sola escala, queda raro ya que los valores numéricos van de 0 a 30, mientras que los porcentuales van de 0 a 100
Como lo podemos solucionar?
Excel 2007 (o superior) permite utilizar dos escalas distintas en el mismo gráfico, de tal manera que cada serie muestre la información en función de la escala que mejor la represente.lunes, 8 de octubre de 2012
Importar contactos a Outlook desde Excel

Outlook permite importar contactos de múltiples aplicaciones, y una de las más interesantes es Excel, por la facilidad que tiene para crear listas largas de datos.
En la sección de Guías y Tutoriales he añadido un breve manual, donde explico las claves para crear un listado de Excel que después sea fácilmente importable desde Outlook. Contemplo el caso más habitual que es crear los contactos a partir de datos básicos como el nombre y la dirección de correo, pero el mecanismo es el mismo para cualquier dato que queramos cargar en los contactos de Outlook.
Este manual lo puedes visualizar directamente desde la página o descargar para consultar cuando necesites.
Además del manual en la página de Guías y Tutoriales, puedes consultar más artículos de Excel en este blog y consultar más artículos de Outlook.
jueves, 15 de diciembre de 2011
Agregar columnas calculadas en tablas dinámicas de Excel
El mundo de las comisiones es tan amplio como empresas existen, pero lo voy a utilizar para un sencillo ejemplo sobre la funcionalidad de las columnas calculadas en tablas dinámicas, en Excel 2007 y Excel 2010
Imaginemos que queremos aplicar un porcentaje de comisión sólo a los vendedores que han logrado un cierto importe de ventas en un periodo determinado.
La información la tenemos recogida en una tabla donde se van recopilando las diferentes ventas indicando, entre otros datos, el artículo, el comercial y el importe de la venta
La forma más sencilla de saber el total de ventas por comercial es con una tabla dinámica, donde pongamos en las filas los comerciales y que el valor sea el sumatorio de las ventas.
Ahora tenemos que añadir una nueva columna a la tabla dinámica que tenga el cálculo para aplicar un porcentaje ( por ejemplo 5%) sólo a los comerciales que superen un umbral de ventas ( por ejemplo 250 €). En este caso los comerciales 1 y 3
1. Estando ( teniendo marcada una celda) en la tabla dinámica, vamos la solapa Opciones de la cinta de controles Herramientas de Tablas dinámicas
2. Pulsamos Cálculos - Cálculos, elementos y conjuntos - Campo calculado
3. En la ventana que se abre hay que indicar el nombre del campo calculado y la fórmula que queremos utilizar. En este ejemplo la función SI con la comparación de las ventas y que cálculos queremos realizar en el caso de que se cumpla y lo que queremos hacer en el caso de que no sea así
4. El resultado es una tabla dinámica con una columna más, dónde sólo aplica las comisiones para los comerciales que superan la cantidad que hemos indicado.
Este tipo de columnas pueden ser muy útiles cuando quieres trabajar sobre totales, promedios, etc, junto con la facilidad de manejo de las tablas dinámicas de Excel.
Más información sobre Excel:
- Artículos de Excel en La informática de DunBit
- Biblioteca de Recursos de este blog, donde encontraras algunos enlaces interesantes dentro de la categoría de Ofimática.
lunes, 22 de marzo de 2010
Funciones Lógicas. Trabajar con SI junto con la función Y
Dentro de la categoría de funciones lógicas tenemos una de las funciones más potentes que podemos utilizar para decidir qué valor poner en base a que los valores de otra u otras celdas cumplan un criterio.
La sintaxis de la función SI es:SI (expresión; valor si verdadero; valor si falso)
- SI, es el nombre de la función
- Expresión es una condición o una función que devuelva verdadero o falso, dicho de otro modo si se cumple la condición es verdadero y si no se cumple es falso
- valor si verdadero, que queremos que haga excel si la expresión es verdadera. Puede ser un texto, una referencia o un cálculo.
- valor si falso, al igual que el caso anterior, indicamos aquí que queremos que haga excel si NO se cumple la expresión.
La sintaxis de la función Y es:
Y(Condición1;Condición2;...)
- Y, el nombre de la función
- Condición1, primera expresión a evaluar si es verdadero o falso
- Condición2, segunda expresión a evaluar si es verdadero o falso
Un ejemplo.
Tenemos un listado de candidatos y queremos crear una función para que nos indique si los candidatos están o no seleccionados. Para estar seleccionados tienen que tener estudios de Formación Profesional (FP) y tener carnet de conducir.
La solución sería tener en la columna D la siguiente función (por ejemplo en la celda D3)
=SI(Y(B3="FP";C3="SI");"Seleccionado";"No Seleccionado")
lunes, 8 de marzo de 2010
Poner la fecha con números romanos en Excel
No he encontrado ningún formato que me permita poner una fecha de la siguiente forma 12-VII-2010, así que se me ha ocurrido una forma un poco "cutre" de representar una fecha con ese formato. Necesito 4 funciones y una columna oculta que contenga la fecha correcta
- Las funciones son
- DIA (fecha) que devuelve el día de la fecha que le indico entre paréntesis
- Mes (fecha) que devuelve el mes de la fecha que se indica entre paréntesis
- AÑO (fecha) que devuelve el año de la fecha que se indica entre paréntesis
- NUMERO.ROMANO(numero) que convierte en números romanos el número que se indica entre paréntesis
- Tenemos que concatenar (unir) las diferentes funciones junto con el símbolo separador de mes y año ("-"). Para unir estos valores utilizamos el carácter "&" (el ampersand)
- Necesitamos una columna (que podemos ocultar) donde contenga la fecha que queremos transformar
jueves, 1 de octubre de 2009
Office 2007 para principiantes
Enredando un poco por Internet he visto que Microsoft sigue haciendo esfuerzos para intentar explicar el funcionamiento de la versión 2007.
Ha creado un sitio web http://office.microsoft.com/es-es/products/FX102704853082.aspx donde podemos acceder a los conceptos básicos de las principales aplicaciones de Office 2007 (Word, Excel, PowerPoint y Outlook)
Es sencillo de entrar y de ver los distintos contenidos, también creo que es muy básico, pero interesante para las personas que necesitan una guía rápida de los primeros pasos
viernes, 25 de septiembre de 2009
Guardar o Guardar como
Aunque es algo básico cuando estas enredando con ordenadores, me sorprendo cuando me preguntan para que están estas dos opciones, total con una es suficiente. Sí, es cierto, sólo con la opción Guardar Como sería suficiente, pero la opción Guardar nos da más velocidad de trabajo.
Para centrar el tema, comentar que Guardar es almacenar lo que estamos haciendo en una memoria de almacenamiento del ordenador. Está memoria puede ser el disco duro del ordenador, un disco externo, una memoria USB, una tarjeta de memoria, etc. Si no guardamos lo que tenemos en pantalla, lo perderemos en cuando cerremos el programa o apaguemos el ordenador.
En líneas generales hacen lo mismo, en ambos casos almacenan la información, pero hay una diferencia clara. Siempre que pulsemos Guardar como mostrará la ventana donde le tenemos que indicar dónde, con qué nombre y qué tipo de documento queremos guardar. En cambio, cuando pulsamos el botón Guardar solo muestra esta ventana si ese trabajo no lo hemos guardado nunca. A partir de ese momento, almacena el trabajo en pantalla sustituyendo al que este almacenado en disco sin pedir confirmación.
¿es mejor Guardar o Guardar Como?
Cada uno tiene un uso principal, imaginemos que estamos trabajando con un trabajo que teníamos previamente guardado en el disco y que estamos modificando.
Si no queremos mantener el documento original, sino lo que nos interesa es almacenar lo último que hemos hecho la mejor opción es pulsar el botón de Guardar, ya que directamente sustituirá la versión que tenemos almacenada en el disco por la que tenemos en pantalla.
Si lo que queremos es, por el contrario, mantener la versión original a modo de plantilla y las modificaciones guardarlas como una copia, entonces tenemos que utilizar la opción de Guardar como y en la ventana que aparece modificar el nombre con el que guardar el documento en el disco.
miércoles, 9 de septiembre de 2009
Truco de Excel, Cálcula la edad a partir de una fecha
Muchas veces me he encontrado, con que tengo una hoja de excel con fechas de nacimiento y lo que necesito es la edad ( por ejemplo para pasar un correo a los que estén entre 25 y 45 años).
Una solución muy sencilla, es utilizar la formula que voy a explicar, para que nos devuelva sin error la edad a partir de la fecha de nacimiento.
La Formula:
=Entero(Frac.Año(Ahora();D2;3))
La Explicación:- Imaginemos que tenemos en la celda D2 la fecha de nacimiento y nosotros queremos tener la Edad en la columna E2. Lo primero que tenemos que hacer es copiar esta fórmula en la celda E2. Es importante poner el signo "=" delante de las funciones para que excel la reconozca como formula y la interprete, en vez de ponerla como si fuera un texto
- Entero(valor): Esta función nos va a devolver el número entero menor que resulte del resto de la formula (valor). Por ejemplo si el resto de la formula devuelve 23,67 el resultado final va a ser 23 (normalmente cuando decimos la edad, a parte de mentir un poco, no indicamos fracciones salvo con bebes)
- FRAC.AÑO(Fecha1;Fecha2;Base). Esta función devuelve la diferencia en años que hay entre las dos fechas. Tienen un tercer parámetro base que nos sirve para indicar como queremos que calcule los años. En nuestro caso utilizo el 3, para indicar que quiero que utilice años de 365 días
- Ahora(). Es una sencilla función que no tiene parámetros y que devuelve la fecha y la hora actual (realmente devuelve la hora que este configurado en el ordenador)
- D2. Es la celda donde se encuentra la fecha de nacimiento
- 3. Es la base de calculo para sacar la diferencia en años de las dos fechas. En la ayuda de la formula en excel están todos los posibles valores.
Es una fórmula muy útil, ya que como se va actualizando sin que hagamos nada, si volvemos a abrir la excel dentro de un año, nos habrá actualizado las edades (por comparación con la fecha del ordenador). Obviamente sirve para comparar cualquier fecha con la fecha actual, no tiene porque ser la de nacimiento.
Por ejemplo si en D2 tenemos la fecha 08/09/1981 y calculamos la edad hoy (08/09/09) devuelve 28, pero si abrimos la excel dentro de un año (08/09/10) devolverá 29
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